Senior Contractmanager Stadsbedrijven

Gemeente Utrecht koopt jaarlijks diverse zaken in voor circa 600 miljoen euro. De spend van organisatieonderdeel Stadsbedrijven bedraagt per jaar circa 240 miljoen euro bij zeker 1.000 verschillende leveranciers. Jaarlijks zijn er honderden aanbestedingen en worden zo’n 10.000 bestellingen geplaatst. Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn.    

Onze doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen die passen bij onze behoefte en ambities, waaronder social return (SR) en maatschappelijk verantwoord inkopen (MVOI). Als contractmanager beheer je samen met collega’s en in nauwe samenwerking met de lijn de afgesloten contracten en concessies. Hierbij werk je ook nauw samen met de inkopers van Stadsbedrijven, andere contractmanagers en concern breed met o.a. juridische zaken.  

Concreet zijn jouw werkzaamheden: 

• Je stimuleert dat het team actief relaties onderhoudt met leveranciers, markt, contracteigenaren en interne stakeholders zoals project- en programmamanagers. Dit doe je samen met de Manager en Senior Inkoper. Complexe relaties zoals externe stakeholders doe je zelf.  

• Je helpt bij de werkwijze voor overleggen met de afdelingen en initieert evaluaties van de contracten en contractanten. Bij complexe situaties begeleid je de collega contractmanagers.  

• Je zorgt ervoor dat een evaluatie van de contracten met interne stakeholders plaats vindt en analyseert de kansen voor doorontwikkeling voor volgende aanbestedingen voor productgroepen. Je kijkt daarbij breder dan een enkel contract.  

• Je helpt het team met het evalueren, toetsen en het naleven van de contractuele verplichtingen, in gebrekestellingen, in verzuimstellingen en ontbindingen van overeenkomsten. Je helpt bij het aangaan van gesprekken waarin interne en externe afstemming plaats vindt. Je hebt zelf geen eigen portefeuille, maar springt bij met complexe zaken of om het team verder te helpen.  

• Je levert een belangrijke bijdrage aan de verdere ontwikkeling van contractmanagement binnen Stadsbedrijven en het fysieke domein. Denk daarbij aan de implementatie van een nieuw contractmanagementsysteem, het doorontwikkelen van de rol van contractmanager – van brandjes blussen naar vooruitkijken met behulp van data-analyses – en het geven van professioneler advies. Ook het stimuleren en ontwikkelen van de contractmanagement community binnen gemeente Utrecht zit in je pakket. Daarnaast help je in de ontwikkeling van formats, processen en rolverdeling van contractmanagers conform CATS-CM methodiek.    

Samenvattend bestaat de seniorfunctie uit twee onderdelen: enerzijds de inhoudelijke kennis en vaardigheden op het gebied van contractmanagement, en anderzijds het stimuleren van de ontwikkeling van het team naar een tactisch en strategisch denk- en werkniveau. We zoeken geen Senior met alleen ervaring, maar vooral ook iemand met de competenties om veranderingen in beweging te zetten.  

Het werkveld van Stadsbedrijven is hoog dynamisch en zeer divers. We hebben diverse soorten contracten: van groenvoorzieningen en adviesbureaus, laadpalen, fietsen, tot het maken en onderhouden van bruggen. Stadsbedrijven heeft een breed spectrum aan contracten en concessies waar actief beheer/management op nodig is. Dit betreft zowel leveranciersmanagement als technisch contractmanagement. Als Senior ben je bezig met leveranciersmanagement en de ontwikkeling van het team. Niet met technisch contractmanagement. 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij het team ‘Inkoop en Contractmanagement’. Dit is een team van ca. 15 collega’s. Dit zijn inkopers, contractmanagers en inkoopondersteuners. Het team werkt voor zes afdelingen van Stadsbedrijven. Jij werkt regelmatig samen met contractbeheerders, assetmanagers en contracteigenaren van deze afdelingen. 

Collega Sander omschrijft het team als volgt: 'Het is een warm en hecht team, dat loyaal en hulpvaardig is. Waar nodig spreken we elkaar aan op resultaten en gedrag. We werken op verschillende fronten te gelijk. Enerzijds zijn we de operationele zaken (brandjes) aan het oplossen. Anderzijds werken we hard aan de toekomst. Daarnaast blijft de uitdaging om elkaar goed vast te houden in een werkomgeving waarin we hybride en op verschillende locaties werken'. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om van deze functie een succes te maken, is het belangrijk dat je beschikt over competenties en vaardigheden. Dit hoeft voor ons niet per se op contractmanagement te zijn, maar dan moet je wel kunnen onderbouwen waardoor je de competenties hebt opgedaan en hoe je die gaat toepassen in deze functie. Wij vragen jou om in jouw motivatiebrief de volgende drie vragen te beantwoorden. 

Competentie: Adviesvaardigheden  

Je weet jouw kennis en analyses om te zetten in bruikbaar advies. Je sluit aan bij de behoefte van de ander en weet collega’s of besluitvormers mee te nemen in jouw advies, ook als er weerstand is.
Vraag: 

1. Beschrijf een situatie waarin je een complex (contractueel) probleem moest oplossen. Hoe heb je de belangen van jouw organisatie behartigd en welke stappen heb je ondernomen om tot een oplossing te komen? Kun je aangeven wat dit van jou gevraagd heeft? En hoe ben je omgegaan met weerstand, van zowel je collega's als van de stakeholders?  Hoe denk je dit in deze functie te gaan toepassen? 

2. Met het verbeterende van adviesvaardigheden binnen ons team, willen we een breder expertise laten zien. Als Senior is het belangrijk om de adviesvaardigheden over te brengen naar de contractmanager. Wil je in deze casus aangeven of je kennis en ervaring hebt met het overgedragen van deze vaardigheden en hoe je dat hebt gedaan. Hoe denk je dit in deze functie te gaan toepassen? 

Competentie: Verbindende vaardigheden  

Wij hebben binnen gemeente Utrecht nog een familiaire cultuur. Een cultuur waarin gewerkt worden binnen relaties. Relaties die zijn opgebouwd. We werken minder met de afgesproken processen en de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Het is dus van belang dat je zowel relaties goed kunt aangaan en daarbij de rolverantwoordelijkheid in acht neemt.  

Vraag: Geef een voorbeeld van een project waarbij je succesvol verschillende interne en externe stakeholders hebt samengebracht. Hoe heb je de samenwerking gefaciliteerd en welke uitdagingen ben je tegengekomen? En in hoeverre was je achteraf tevreden met jouw keuze voor de stakeholders?  Kun je in het voorbeeld ook aangeven hoe de relaties opgebouwd hebt en hoe dit overbrengt naar anderen. Hoe denk je dit in deze functie te gaan toepassen? 

Competentie: Verandermanagement  

We zijn in ontwikkeling van brandjes blussen (operationele werkzaamheden die vaak administratief en juridisch zijn), naar vooruitkijken (forecast, bredere analyses en aansluiten op ontwikkelingen van de afdelingen). Dit vraagt van elke medewerker een andere manier van werken, maar vooral een andere manier van kijken naar de werkzaamheden. Van actief reageren op aanvragen en problemen, naar proactief om aanvragen en problemen te voorzien. Hierdoor hopen we meer tijd te krijgen om meer in te spelen op ontwikkelingen in de afdeling, bij leveranciers of zelf in de markt.  

Vraag: Kun je middels een praktijkvoorbeeld aangeven, wat de cultuurverandering is geweest en hoe jouw bijdrage was. Wat heb je aan competenties en vaardigheden ingezet. Kun je aangeven of je een cultuurverandering bent gestart of dat je een cultuurverandering verder hebt gebracht. Hoe denk je dit in deze functie te gaan toepassen? 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt.

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van minimaal 32 en maximaal 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 4.264,- en € 6.072,- op basis van 36 uur (schaal 11). Als jij de gevraagde competenties nog moet ontwikkelen, kan het zijn dat we jou inschalen in de aanloopschaal.

• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijg onbeperkt toegang tot GoodHabitz.

• Bekijk hier de infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Voor de volledige beschrijving van alle overige arbeidsvoorwaarden, ga naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als contractmanager aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op zondag 4 mei. Als we vóór deze datum een geschikte kandidaat vinden, kunnen gespreken eerder plaats vinden. 

Geef in jouw motivatiebrief antwoord op de drie vragen bij het kopje 'Dit is jouw inbreng'. Beantwoord de vragen per competentie in maximaal 500 woorden. Geef bij voorkeur per casus aan wat jouw rol was, welke stappen je hebt ondernomen, en hoe je dit in deze functie denkt toe te passen. 

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Bianca van Vliet, hoofd team inkoop en contractmanagement, te bereiken via tel. 06 – 42 07 42 68. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Dion van Leeuwen, Senior Corporate Recruiter, te bereiken via 06 81 93 07 81. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje! 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.