Programma secretaresse

Vanwege een beperking is vervoer niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Daarom werken wij aan de ambitie om vervoer voor iedereen te realiseren. Het thema vervoer overstijgt vaak de lokale context. Daarom werken we in de provincie Utrecht samen met 22 andere gemeenten en met de provincie ten behoeve van de aanbesteding van de Regiotaxi Utrecht. Daarnaast is er in dit samenwerkingsverband een belangrijke focus voor de vernieuwing van het doelgroepen- en aanvullend openbaar vervoer. 

Als programmasecretaresse verzorg jij de ondersteun jij de programmamanager van het samenwerkingsverband Regiotaxi Utrecht. Jouw belangrijkste taken zijn: 

• Maken en bijhouden van planningen, vergaderingen en bijeenkomsten plannen, agendabeheer. 

• Verzorgen van verslaglegging van projectgroep vergaderingen, bestuurlijke overleggen.  

• Het archiveren van documenten gerelateerd aan dit project.  

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning. Samen werken we aan het ontwikkelen en realiseren van beleid, het sturen van (maatschappelijke) processen en zijn we co-creator en opdrachtgever van zorginstellingen in de stad en regio Utrecht.  

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Het maakt ons dus niet uit waar je bent geboren, of je een (arbeids-)beperking hebt, wat je gelooft of van wie je houdt, maar wél of je maatschappelijk betrokken bent. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.    

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij een proactieve en oplossingsgerichte houding hebt, met oog voor de belangen van de leerling (in het voorgezet onderwijs) en de samenleving. Je staat voor het recht op onderwijs en ontwikkeling van elke jongere en je hebt er plezier in om met de doelgroep te werken en ze te motiveren.  

• Nauwkeurig werken: zorgvuldig, precies en gestructureerd werken. Je hebt aandacht voor detail, beperkt fouten tot een minimum en zorgt dat kwaliteitsnormen worden nageleefd.  

• Plannen en organiseren: structuur aanbrengen in informatie, processen en werkzaamheden, prioriteiten te stellen en het overzicht te behouden, ook in complexe of hectische situaties.  

• Communicatiekracht: (eigen) ideeën, meningen en feiten op heldere, begrijpelijke en overtuigende wijze overbrengen. Waarbij aandacht is voor de balans tussen verschillende belangen, meningen en ideeën.  

Herken jij jezelf in deze competenties? Dan komen we graag met je in contact! Stuur ons jouw motivatiebrief en laat weten waarom jij de juiste persoon bent voor deze rol. 

In je cv zien we graag het volgende terug: 

• Excellent met MS office producten, zoals Teams en Excel. 

• Werkervaring als secretaresse en/of assistent. 

• Ervaring met het werken binnen een gemeente. 

• Ervaring met het opstellen van bestuurlijke stukken.  

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:  

• Een werkweek van minimaal 20 maximaal 24 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3.052,- en € 4.297,- op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.

• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met een optie om te verlengen .

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris. 

• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling.
• Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. Op het stadskantoor vind je onder andere meerdere kolfruimtes en een stilteruimte voor iedereen die zijn of haar geloof wil belijden, of voor wie zich even terug wil trekken. Daarnaast bieden we ondersteuning voor jouw professionele behoeften, ook als je thuis werkt. Dit doen we met bijvoorbeeld een goed uitgeruste thuiswerkplek in bruikleen, zodat je ook vanuit huis optimaal kunt werken.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Enthousiast geworden om als Programmasecretaresse Regiotaxi Utrecht aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct maar uiterlijk op 9 april 2025.  Bij voldoende passende reacties kan de vacature eerder sluiten. De eerste gesprekken vinden plaats op 15 april.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Richt jouw sollicitatie aan Judith Poesse. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Thérèse López Vázquez (recruiter), te bereiken via 06- 42930701. Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Hanneke Boxman, Programmamanager Regiotaxi Utrecht 06 – 39 32 57 89. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje! 

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.