Functioneel Beheerder en Digicoach Microsoft 365

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor een logische, veilige en gebruiksvriendelijke inrichting van onze Microsoft 365-omgeving én help je collega’s om daar optimaal mee te werken. 

Je combineert technisch en functioneel beheer met coaching en training. Je zorgt dat de informatiehuishouding op orde is en collega’s digitaal vaardiger worden. Zo speel je een centrale rol in hoe we samenwerken, informatie delen en applicaties gebruiken binnen de organisatie. 

Wat je gaat doen: 

• Je beheert en optimaliseert onze Microsoft 365-omgeving, inclusief Teams-sites, SharePoint-kennisbanken en intranetpagina’s. 
• Je beoordeelt verzoeken voor nieuwe Teams-omgevingen en adviseert over de optimale inrichting en bijbehorende apps. 
• Je werkt samen met collega-adviseurs en specialisten aan duidelijke en praktische handleidingen en instructies. 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over M365-apps en helpt collega’s bij het vinden en gebruiken van informatie. 
• Je hebt regelmatig afstemming met onze interne IT-leverancier om feedback te geven en verbeteringen door te voeren in de M365-omgeving. 
• Je verzorgt onboarding- en opfriscursussen over informatiebeheer en het gebruik van Microsoft 365. 
• Je helpt collega’s slimmer en veiliger te werken door trainingen te geven, gebruikersvragen te beantwoorden en software-implementaties te begeleiden. 
• Je draagt samen met de recordmanager bij aan een praktisch informatiebeheerbeleid en zorgt dat dit ook echt werkt in de praktijk. 
• Je ondersteunt bij de uitrol van nieuwe applicaties of functionaliteiten met heldere instructies en communicatie. 
• Je neemt deel aan overleggen over informatiebeheer en gegevensverwerking, en werkt daarbij nauw samen met de security-officer en recordmanagers. 
• Deze functie is nieuw binnen het team. Dat betekent: veel ruimte voor eigen inbreng en de kans om écht vorm te geven aan jouw rol. Wij zijn benieuwd hoe jij het zou aanpakken! 

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Publiekszaken Bij Publiekzaken worden paspoorten uitgegeven, geboortes geregistreerd, nieuwe inwoners ingeschreven en nog veel meer. Ook het Klant Contact Centrum dat de telefonie en online communicatie verzorgt is onderdeel van onze dienstverlening.  

Het grootste deel van onze dienstverlening aan inwoners is digitaal. Een complexe infrastructuur van applicaties en koppelingen zorgt ervoor dat we informatie veilig en toegankelijk ontsluiten. 

Het Informatie- en Procesmanagementteam (IPM) ondersteunt de medewerkers van Publiekszaken, zodat zij zorgvuldige en persoonlijke dienstverlening kunnen bieden. We stellen de uitvoering altijd centraal, wat jou de ruimte geeft om het werk op jouw manier in te richten, met oog voor zorgvuldigheid. 

Het IPM-team bestaat uit 1 manager, 1 projectleider, 4 informatie- en procesadviseurs, 5 functioneel beheerders, 1 recordmanager en 1 privacyofficer. We groeien mee met de stad en bieden veel kennis en ervaring, zodat je altijd op je collega’s kunt rekenen. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina. 

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze rol is het belangrijk dat jij communicatief sterk bent, zodat je technische informatie op een duidelijke en toegankelijke manier kunt overbrengen. Je hebt een proactieve en zelfstandige werkhouding, waarbij je snel problemen kunt oplossen en effectief prioriteiten stelt. Daarnaast ben je analytisch ingesteld en flexibel, zodat je kunt inspelen op veranderingen in de digitale werkomgeving. Je werkt graag samen met verschillende teams en hebt een teamgerichte instelling. Ook ben je empatisch, motiverend en geduldig, zodat je collega’s met vertrouwen kunt begeleiden in hun digitale ontwikkeling. 

Wat je verder meebrengt:  

• Minimaal hbo werk- en denkniveau en relevante werkervaring 
• Aantoonbare kennis van M365-apps en omgevingen 
• Goede kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk 
• Aantoonbare ervaring in het geven van cursussen en coaching 
• Kennis van of interesse in Burgerzakenprocessen en wetgeving 

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.  Jouw thuisbasis is het stadskantoor van de gemeente Utrecht, het best bereikbare kantoor van Nederland, waar we waarde hechten aan zowel professionele als persoonlijke behoeften en overtuigingen. 

Onderstaand vind je ons aanbod:  

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.944,- en € 5.691,- op basis van 36 uur (schaal 10A). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.  
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld. 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. 
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.  

Enthousiast geworden om als Functioneel Beheerder en Digicoach Microsoft 365 aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct!  Binnengekomen reacties worden voortdurend beoordeeld. Dit kan betekenen dat de vacature vroegtijdig sluit. Wacht dus niet te lang met solliciteren!   

 Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Kristin van der Veen, Informatie- en Procesmanager, 0681018672. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Wandena Swaans, Corporate Recruiter, te bereiken via tel. 06 – 41795722.  

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. 

Heb je door een beperking iets nodig voor de sollicitatie? Laat ons weten wat je nodig hebt, zodat we de selectieprocedure voor jou zo goed mogelijk kunnen laten verlopen. We bieden iedere sollicitant graag een gelijke kans in onze selectieprocedure. 

LET OP: Voor deze functie geldt een sterk verhoogd risicoprofiel, wat betekent dat wij extra waarde hechten aan de integriteit van onze medewerkers. Daarom krijg je voorafgaand aan de indiensttreding een aanvullende screening en dien je een geldige VOG te overleggen. De screening is een voorwaarde voor de indiensttreding bij gemeente Utrecht. Dit betekent dat je zonder positieve afronding van de screening en/of zonder geldige VOG niet kunt starten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.